Hvordan organisere et arrangement

Planlegging

1. 1
   Gode ​​gruppemedlemmer med ulike ferdigheter er en nødvendighet. De kan hjelpe med alt fra å forberede tidsplaner og budsjetter, til å lage invitasjoner og plakater. De kan hjelpe deg å få ting gjort.

1. 1
   Sørg for å samle frivillige.
2. 2
   Utarbeide et budsjett. Alle mulige utgifter, inntekter, sponsorer og betingede utgifter skal inkluderes.

1. 1
   Utarbeide et utkast til plakat. Utkastet skal inneholde foreløpig dato, tid, sted (sted), sjef gjest, navnet på arrangementet, og et tema eller tag-linjen for arrangementet.
2. 2
   Utarbeide et utkast til plan for virksomheten i hendelsen.
3. 3
   Utarbeide en tidsplan (med tidsfrister) for hver aktivitet.
4. 4
   Sørg for å holde gruppemedlemmer og veiledere 'fart' med dine planer. Samarbeid kan gjøre jobben enklere.

Iverksette tiltak

1. 1
   Fest dato, sted, (sjef gjest), navnet på arrangementet og tag-linjen.

1. 1
   Få godkjenning for ditt budsjett, tidsplan, og etc. Fra gruppemedlemmer samt veiledere.
2. 2
   Igjen, møte med og frivillige til hjernen storm eventuelle problemer som måtte oppstå. Dette er også en perfekt tid til å lage en handlingsplan.

1. 1
   Delegere arbeid til ulike mennesker og la en erfaren person koordinere alle aktiviteter. Hvis hendelsen er et mega-event, la ulike mennesker koordinere ulike aktiviteter, under oppsyn av en person. Gruppelederen bør være klarert av gruppemedlemmene.

1. 1
   Sørg for å oppdatere noen nettsteder knyttet til hendelsen.
2. 2
   Samle sponsorer og andre kilder til penger fra delegatene.
3. 3
   Markedsføre arrangementet. Forbered brosjyre, slipper reklame, informere media, sende e-post, ringe, sende meldinger til e-grupper, og besøke potensielle deltakere eller sponsorer.
4. 4
   Det er viktig å sørge for administrative handlinger blir tatt vare på i tillegg. Ting som dårlig regnskap, og mangel på korrespondanse kan skape problemer for ethvert arrangement.
5. 5
   Pass på at teamet ikke har noen interne problemer. Hold kontakten med alle lagledere samt team medlemmer og frivillige.

1. 1
   Samle elementer som trengs for arrangementet. Disse elementene kan omfatte medaljer, spill, minner, premier, eller sertifikater.
2. 2
   Legge til rette for bilder, videoer osv..
3. 3
   Lage ordninger for mat og forfriskninger. Dette er også en god tid til å forberede egne bosteder som for de som har funksjonshemminger osv. Sjekk deltakere som er vegetarianer eller halal mat eater.
4. 4
   Legge til rette for stoler, bord, bakgrunner, mikrofoner, høyttalere, datamaskiner, LCD-projektorer, podier for å bli satt opp på åstedet.
5. 5
   Utarbeide en liste med alle relevante mobile, telefonnumre, e-IDer av teammedlemmene. Også lage en lignende kontaktliste for VIP, og leverandør av varer eller tjenester.
6. 6
   Besøk arena med gruppemedlemmene, se deg rundt stedet inkludert parkering, toaletter, grønne rom, kontaktperson, ordninger, ulike innganger og utganger. Se etter steder i nærheten hvor du kan ta kopi av den, ringe, kjøpe noen ting i nødstilfeller.
7. 7
   Gi riktige instruksjonene til lagets medlemmer om hvordan å håndtere enhver situasjon.
8. 8
   Sørg for at du kommuniserer med hver og en om hvordan du kommer et sted og tid.

Arbeid som må gjøres 24 timer til 36 timer før arrangementet

1. 1
   Sjekk om alle invitasjoner har blitt sendt og besvart. Lag en liste over inviterte.
2. 2
   Minn vips om hendelsene.
3. 3
   Sjekk om alle aktivitetene går som planlagt.
4. 4
   Sjekk reiseplaner / kart / veibeskrivelse for deltakerne.
5. 5
   Gå til åstedet og sjekke om alt er ferdig.
6. 6
   Samle inn nok penger / kontanter for arrangementet utgifter fra berørte personer.
7. 7
   Sjekk om deltakerne kit er klar. Dette settet kan omfatte en flaske med vann, snackbar, note papir, penn, brosjyre og all informasjon de måtte trenge. Det er også en god idé å inkludere små minner.
8. 8
   Forbered minutt til minutt dagsorden for viktige aktiviteter.
9. 9
   Lag en sjekkliste over ting å bli tatt av spillested.
10. 10
    Sjekk om nok folk er der for arrangementet, ellers må du få noen flere folk til å hjelpe deg.

På dagen for arrangementet

1. 1
   Ankomme tidlig til åstedet med gruppemedlemmene og frivillige. Se etter den elektriske lese, og at alt elektronisk utstyr er i orden.
2. 2
   Sørg for at arrangørene er iført en distinkt merke eller noen andre merkbare redskapen slik at deltakerne kan finne hjelp om nødvendig.
3. 3
   Sett velkommen bannere og annen info i fronten av bygningen.
4. 4
   Gjør et mottak og registrering teller.
5. 5
   Informere sponsorene på hvor du skal plassere bodene. (Pass på tildeling av plass tidligere).
6. 6
   Hold mikrofoner og høyttalere klar. Sett på musikk for et uhøytidlig arrangement.
7. 7
   Sørg for at det vert høyttaler har planen og gjenoppta av politimesteren gjest klar. Han / hun skal være godt forberedt. Sørg for at verten / anker / Master of Ceremony er klar over hensikten med arrangementet, samt folk som er å organisere det.
8. 8
   Kontroller at høyttalerne er oppmerksom på eventuelle tidsbegrensninger.
9. 9
   Velkommen delegatene og andre.
10. 10
    Ta vare på noen spesielle ønsker, spesielt de av outstations og administrerende gjesterom.
11. 11
    Ha en egen person til å ivareta behovene til generelle delegater (ikke-VIPer) og for PR (public relations).
12. 12
    Gi veiledning til de som trenger dem.
13. 13
    Ta bilder av alle viktige ting spesielt sponsorer bannere, banner, entré, mottakelser osv..
14. 14
    Sørg for at alle ressurser (mat, vann etc) er tilstrekkelig, ellers regne ut din beredskapsplan.
15. 15
    Ta tilbakemeldinger fra deltakerne.
16. 16
    Rydde opp i stedet, sjekke strømmåleren osv, fjerne bannere, tabeller, etc. Kontroller at ingenting verdifullt er blitt etterlatt, og deretter forlate åstedet.

Etter hendelsen

1. 1
   Takke alle gruppemedlemmene, spesielt sponsorer og frivillige.
2. 2
   Ferdigstille og avgjøre regnskapet.
3. 3
   Har en takk fest for de som hjalp.
4. 4
   Distribuere noen suvenirer eller andre publikasjoner til relevante personer.
5. 5
   Levere kvitteringer til sponsorer og andre.
6. 6
   Distribuere bildene til dem som trenger det (etter å ha utviklet bildene) og legge bildene i ditt tilfelle nettsted.
7. 7
   Vurdere tilbakemeldinger former (eller tilbakemeldinger fra ditt nettsted)
8. 8
   Ha en post-review møte for å prestere bedre neste gang.

Planlegging

1. Gode ​​gruppemedlemmer med ulike ferdigheter er en nødvendighet. De kan hjelpe med alt fra å utarbeide tidsplaner og budsjetter, til å gjøre agendaer og invitasjoner. De kan hjelpe deg å få ting gjort.
2. Sørg for å samle frivillige. Hvis de har gode forbindelser, er jobben med å finne viktige gjester enklere.
3. Forberede et budsjett. Alle mulige utgifter, inntekter, sponsorer og betingede utgifter skal inkluderes.
4. Utarbeide et utkast til invitasjonen. Utkastet skal inneholde foreløpig dato, tid, sted (sted), sjef gjest, navnet på arrangementet, og et tema eller tag-linjen for arrangementet.
5. Utarbeide et utkast til tidsplan av programmene i hendelsen.
6. Utarbeide en tidsplan (med tidsfrister) for hver aktivitet.
7. Sørg for å holde gruppemedlemmer og veiledere 'fart' med dine planer. Samarbeid kan gjøre jobben enklere.

Iverksette tiltak

1. Fest dato, sted, sjef gjest, navnet på arrangementet og tag-linjen. (Se tips for å finne det perfekte stedet og dato.)
2. Få godkjenning for ditt budsjett, tidsplan, og etc. fra gruppemedlemmer samt veiledere.
3. Igjen, møte med og frivillige til hjernen storm eventuelle problemer som måtte oppstå. Dette er også en perfekt tid til å lage en handlingsplan.
4. Delegere arbeid til ulike mennesker og la en erfaren person koordinere alle aktiviteter. Hvis hendelsen er et mega-event, la ulike mennesker koordinere ulike aktiviteter, under oppsyn av en person. Gruppelederen bør være klarert av gruppemedlemmene.

1. Sørg for å oppdatere noen nettsteder knyttet til hendelsen.
2. Samle sponsorer og andre kilder til penger fra delegatene.
3. Markedsføre arrangementet. Forbered brosjyre, slipper reklame, informere media, sende e-post, ringe, sende meldinger til e-grupper, og besøke potensielle deltakere eller sponsorer.
4. Det er viktig å sørge for administrative handlinger blir tatt vare på i tillegg. Ting som dårlig regnskap, og mangel på korrespondanse kan skape problemer for ethvert arrangement.
5. Pass på at teamet ikke har noen interne problemer. Hold kontakten med alle lagledere samt team medlemmer og frivillige.
6. Samle elementer som trengs for arrangementet. Disse elementene kan omfatte medaljer, spill, minner, premier, eller sertifikater.
7. Legge til rette for bilder, videoer osv.
8. Lage ordninger for mat og forfriskninger. Dette er også en god tid til å forberede egne bosteder som for de som er fysisk utfordret, ammende mødre, bønn rom, etc.
9. Legge til rette for stoler, bord, bakgrunner, mikrofoner, høyttalere, datamaskiner, LCD-projektorer, podier, navn styret i VIP, å bli satt opp på åstedet.
10. Gjøre transport og reiser ordninger for deltakere og arrangører. Forbered en reiserute for alle outstation deltakere. Lag en skriftlig plan og inkluderer retninger sammen med kontaktinformasjon på åstedet.
11. Gjør overnattinger og pick-up og drop back anlegg.
12. Klargjør liste med alle relevante mobile, telefonnumre, e-IDer av teammedlemmene. Også lage en lignende kontaktliste for VIP, og leverandør av varer eller tjenester.
13. Besøk arena med gruppemedlemmene, se deg rundt stedet inkludert parkering, toaletter, grønne rom, kontaktperson, ordninger, ulike innganger og utganger. Se etter steder i nærheten hvor du kan ta kopi av den, ringe, kjøpe noen ting i nødstilfeller.
14. Gi riktige instruksjonene til lagets medlemmer om hvordan å håndtere enhver situasjon.
15. Sørg for at du kommuniserer med hver og en om hvordan du kommer et sted og tid.

Arbeid som må gjøres 24 timer til 36 timer før arrangementet

1. Sjekk om alle invitasjoner har blitt sendt og besvart. Lag en liste over inviterte.
2. Minn VIPs om hendelsene.
3. Sjekk om alle aktivitetene går som planlagt.
4. Re-sjekk med de hotellene som innkvartering er i orden for lagledere, frivillige, og VIP.
5. Se den omreisende tidsplan for outstation deltakere.
6. Gå til åstedet og sjekke om alt er ferdig.
7. Samle inn nok penger / kontanter for arrangementet utgifter fra gjelder personer.
8. Sjekk om deltakerne kit er klar. Dette settet kan omfatte en flaske med vann, snackbar, note papir, penn, brosjyre og all informasjon de måtte trenge. Det er også en god idé å inkludere små pyntegjenstander og minner.
9. Forbered minutt til minutt dagsorden for viktige programmer.
10. Lag en sjekkliste over ting å bli tatt av spillested.
11. Sjekk om nok folk er der for arrangementet, ellers må du få noen flere folk til å hjelpe deg.

På dagen for arrangementet

1. Ankomme tidlig til åstedet med gruppemedlemmene og frivillige. Se etter den elektriske lese, og at alt elektronisk utstyr er i orden.
2. Sørg for at arrangørene er iført en distinkt merke eller noen andre merkbare redskapen slik at deltakerne kan finne hjelp om nødvendig.
3. For noen transport, sjekke bilen lesing og notere ned tid og lesing.
4. Sett Velkommen bannere og annen info i fronten av bygningen.
5. Lag en vakker mottak og registrering teller.
6. Informere sponsorene på hvor du skal plassere bodene. (Pass på tildeling av plass tidligere).
7. Hold pallen, mikrofoner og høyttalere klar. Sett på musikk for et uhøytidlig arrangement.
8. Sørg for at det vert høyttaler har planen og gjenoppta av politimesteren gjest klar. Han / hun skal være godt forberedt. Sørg for at verten / anker / Master of Ceremony er klar over hensikten med programmet samt folk som organiserer det.
9. Kontroller at høyttalerne er oppmerksom på eventuelle tidsbegrensninger.
10. Velkommen delegatene og andre.
11. Ta vare på noen spesielle ønsker, spesielt de av outstations og administrerende gjesterom.
12. Ha en egen person til å ivareta behovene til Generelle Delegater (Non-VIPs) og for PR (Public Relations).
13. Gi veiledning til de som trenger dem.
14. Ta bilder av alle viktige ting spesielt sponsorer bannere, mottakelser din banner, inngang osv.
15. Sørg for at alle ressurser (mat, vann etc) er tilstrekkelig, ellers regne ut din beredskapsplan.
16. Takke delegatene etter hendelsen.
17. Ta tilbakemeldinger fra deltakerne.
18. Rydde opp i stedet, sjekke strømmåleren osv, fjerne bannere, tabeller, etc. Sjekk for å sørge for at ingenting verdifullt er blitt etterlatt, og deretter forlate åstedet.

Etter hendelsen

1. Takke alle gruppemedlemmene, spesielt sponsorer og frivillige.

1. Ferdigstille og avgjøre regnskapet.
2. Ha en Thanks Giving fest for de som hjalp.
3. Distribuere noen suvenirer eller andre publikasjoner til relevante personer.
4. Levere kvitteringer til sponsorer og andre.
5. Distribuere bildene til dem som trenger det (etter å ha utviklet bildene) og legge bildene i ditt tilfelle nettsted.
6. Vurdere tilbakemeldinger former (eller tilbakemeldinger fra ditt nettsted)
7. Ha en post-review møte for å prestere bedre neste gang.